De acordo com a Coordenação de Documentários Fiscais, da Gerência de Informações Econômico-Fiscais (Gief), os usuários que já tiverem o emissor instalado podem utilizar o programa até as regras de validação da NF-e serem atualizadas e interromperem o funcionamento do sistema. Isso significa que, além de não ser possível fazer o download do aplicativo a partir de 1º de janeiro, aqueles que já tiverem o emissor não poderão mais fazer uso após alterações nas regras de validação.

O mesmo vale para o emissor gratuito do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) versão 2.0, cujo download não será mais permitido e não contará com uma nova versão. Quem já possuir o emissor do CT-e instalado poderá utilizá-lo até atualizações nas regras de validação serem feitas. A recomendação da Sefaz é que os usuários procurem alternativas disponíveis no mercado ou desenvolvam um sistema próprio para que tenham condições de emitirem notas mesmo com a mudança.

Segundo o CEO da Unysoft Sistemas (empresa que oferece soluções para a emissão da NF-e), Samuel Helou, a solução indicada é procurar uma empresa de software com experiência no mercado para desenvolver um sistema para a Nota Fiscal Eletrônica. “O desenvolvedor tem que ter conhecimentos avançados de vários setores como Contabilidade, Tributação, Segurança, Criptografias e Programação”, afirma, ao apontar a complexidade envolvida na elaboração do sistema.

Helou cita algumas empresas de software que oferecem esse serviço, como a TOTVS e a SAP, além da própria Unysoft Sistemas, que conta com duas opções para as empresas que querem apenas emitir a NF-e. Uma das opções é o SaaS (Software as a Service, que significa “Software como Serviço” em português), que é um sistema na nuvem, por meio da Internet, no qual a empresa paga somente pelo serviço que ela utilizar, ou seja, pela quantidade que precisar. O cliente pode optar ainda por comprar o software e instalar o sistema na sua empresa.

A Unysoft Sistemas oferece ainda um sistema de gestão para controle total da empresa, que inclui a Nota Fiscal Eletrônica, mas possibilita ainda o gerenciamento das áreas financeira, fiscal, contábil, de estoque, SPED Contribuições, ICMS e emissão de boletos, entre outras. Na hora de escolher a solução, cada empresa deve levar em consideração fatores como o volume de notas fiscais que precisa emitir.

A Nota Fiscal Eletrônica apresenta diversas vantagens, principalmente para empresas que emitem muitas notas, como aponta o CEO da Unysoft Sistemas, Samuel Helou. “No modelo de papel, é necessário guardar todas as notas até o prazo decadencial, o que dificulta a consulta e acumula documentos. Para empresas com grande volume de operações comerciais, a simples economia com o armazenamento dessas notas representa um valor considerável. A consulta, feita através do site da Receita Federal, também se torna bastante simples”.

Outro ponto destacado por Helou é que, caso a empresa ou o cliente desejem imprimir a NF-e, isso pode ser feito em papel A4 comum, não tendo a exigência do papel especial feito em gráfica, como era no modelo tradicional da nota fiscal. “O sistema da Nota Fiscal Eletrônica também tem o objetivo de reduzir consideravelmente a possibilidade de fraude, já que o registro e a pré-aprovação são totalmente feitos online, com necessidade de validação das Secretarias de Fazenda de cada estado”, completa.

O que é: documento fiscal eletrônico criado para substituir a nota fiscal em papel, sendo utilizado numa operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.

Procedimento para emissão: tendo o CNPJ e a inscrição estadual, a empresa deve adquirir o certificado digital A1 ou A3, que é emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como Serasa Experian, Soluti Certificação Digital e Certisign. Depois, é necessário credenciar a empresa no site da Secretaria da Fazenda e adotar um software emissor de Nota Fiscal Eletrônica.

Funcionamento: a empresa emite um arquivo eletrônico com assinatura digital e transmite para a Sefaz. Após a pré-validação da nota por parte do Fisco, a empresa pode imprimi-la em papel comum, se desejar. A nota fica armazenada na Receita Federal, podendo ser consultada tanto pela empresa quanto pelo cliente, a partir do número registrado no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).