Controle de Estoque é um conceito tão presente em nossas vidas, mas que muitas vezes, não nos damos conta de sua existência. Imagine só: todo produto que compramos, precisa ser armazenado ou gerenciado de alguma forma! Existem técnicas para gerenciar e controlar o estoque, e é isso que iremos ensinar nesse artigo.

 

Mas e o que é Controle de Estoque exatamente?

Controle de estoque ou controle de inventário pode ser definido como uma “atividade de checar o estoque de um determinado negócio e garantir que ele esteja em níveis ótimos de operação” (Macmillan Dictionary).

O Controle de Estoque é utilizado tanto para negócios físicos como digitais, e envolve atividades como:

• Garantir que o estoque esteja sempre atualizado e correto;
• Reduzir perdas de produtos por roubo, deterioração ou obsolescência;
• Melhorar o fluxo de caixa da empresa através de compras mais corretas;
• Aumentar a satisfação de clientes e vendas tendo sempre estoques disponíveis;
• Automatizações gerando economia com funcionários e folha de pagamento;
• Preços de venda mais competitivos ao se ter uma estrutura de custos mais enxuta para controlar o estoque.

O maior diferencial do Controle de Estoque bem feito é que o seu negócio se torna mais sustentável e automatizado. Dessa forma, é possível colocar mais esforço em outras operações da empresa como vendas, novos negócios, marketing e gestão de pessoas.

 

O que é Controle de Estoque?

Em um primeiro momento, controle de estoque e gestão de estoque parecem se tratar da mesma coisa, que gira em torno da questão “_ Quanto devo comprar dos meus fornecedores?”. Embora esses dois termos sejam frequentemente usados alternadamente, eles realmente lidam com diferentes aspectos de otimização de estoques.

Controle de estoque envolve manter o controle sobre o estoque que já está no armazém, como o abastecimento de produtos e quanto de um determinado item está disponível. Também envolve aspectos de projetos de armazenamento, tais como saber onde os produtos estão e assegurar que estejam bem armazenados.

 

A história do Controle de Estoque

Este é um ótimo momento para estar vivo, não é? Quero dizer, temos tanta tecnologia a nossa disposição, que torna nossa vida mais fácil e reduz a quantidade de tempo que levamos para realizar tarefas simples e rotineiras. Eu acho que é bom dar um passo atrás de vez em quando e pensar sobre as coisas que tomamos por concedidas e reconhecer quão boa a vida é por causa delas.

Suponho que o controle de estoques tenha sido inventado por Adão quando ele nomeou todos os animais, ou por Noé, quando ele contou os animais puros e impuros para a Arca. Mas, por uma questão de brevidade, vamos avançar para os tempos modernos.

Antes da Revolução Industrial, os comerciantes basicamente anotavam todos os produtos que vendiam, todos os dias, de forma manual. Eles também precisavam encomendar seus produtos com base em suas notas escritas à mão e nos seus instintos de empreendedores.

Esta foi uma maneira extremamente ineficiente e imprecisa de fazer negócios. Os comerciantes não poderiam realmente (e facilmente) contar os seus produtos e mercadorias para saber quanto efetivamente havia sido vendido – ou roubado, a menos que fizessem contagens físicas em uma base regular e demorada. Nessa época, eles tinham problemas para garantir se tinham o número correto de produtos em estoque; a parte de compras também era muito complicada por conta da manutenção e atualização muito espaçada e manual dos registros de estoque. Mas sem dúvida, era o melhor que podiam fazer…

 

Felizmente, em 1889, um homem chamado Herman Hollerith inventou o primeiro cartão perfurado que pode ser lido por máquinas. Ao alimentar as folhas de papel que têm pequenos buracos em lugares específicos, as pessoas poderiam gravar dados complexos para uma variedade de fins de censo e contabilidade. Este foi basicamente o precursor dos computadores modernos. Os negócios de Hollerith passaram a formar a primeira empresa de computadores do mundo, a famosa IBM.

A universidade de Harvard pegou a ideia de Hollerith em 1930 e criou um sistema de cartões perfurados para as empresas. As empresas poderiam fazer o controle de estoque dizendo quais produtos eram pedidos e gravar alguns dados de estoque. As vendas também eram feitas com base em cartões perfurados: os clientes preenchiam os pedidos em catálogos e revistas que eram distribuídas na época. Infelizmente, o sistema de gerenciamento de pedidos de Harvard custava muito (muuuuuuito mesmo!) e não conseguiu manter-se atualizado frente ao aumento dos desafios dos negócios.

 

As barrinhas que fizeram a diferença!

Na década de 1960, um grupo de varejistas (principalmente supermercados) se juntaram e elaboraram um novo método para controle de estoque: o código de barras moderno. Havia vários tipos de códigos de barras concorrentes antes de serem padronizados com a Universal Product Code (UPC), em 1974. E até hoje, este ainda é o código de barras mais utilizado no mundo!

Como os computadores se tornam mais eficientes e mais baratos, UPCs cresceram em popularidade. Em meados dos anos 1990, as empresas começaram a testar e utilizar softwares de controle de estoque. Esses sistemas buscavam automatizar diversos processos, como por exemplo, o controle dos produtos que estavam estocados nos depósitos da empresa ou que já haviam sido despachados para entrega.

A tecnologia evoluiu para uma solução abrangente de controle de estoque no início dos anos 2000. E agora, mesmo as pequenas e médias empresas podem encontrar um sistema de controle de estoque para atender as suas necessidades.

Voltando para os tempos modernos…

 

Os desafios para o controle de estoque

Um dos maiores desafios no controle de estoque é decidir quanto será comprado em um determinado momento. Isso tudo é feito para evitar a obsolescência e a deterioração. As previsões de abastecimento têm de ser feitas para manter os níveis de estoque baixos e ainda assim, adequados o suficiente para atender as demandas dos clientes.

Se os estoques ficarem altos, você compromete a saúde financeira da sua empresa; se ficarem baixos, você tem problemas de abastecimento e não consegue atender as demandas dos seus clientes, gerando perda de vendas e de credibilidade.

Mesmo grandes empresas são vítimas desse dilema: Com mais de 11.000 lojas em 27 países e uma média de US $ 32 bilhões em estoque, a cadeia de fornecimento da Walmart é uma realização logística impressionante. No entanto, os problemas de controle de estoque do Walmart tem dado muitas dores de cabeça aos diretores da empresa nos últimos anos… principalmente com relação ao out-of-stock… E o que deu errado?

[Out-of-stock é quando um produto fica “zerado” em seu estoque. Isso quer dizer que você não tem o produto disponível para vender e precisa fazer um novo pedido de compra para o seu fornecedor o mais rápido possível.]

 

Então… como é feito um bom Controle de Estoque?

Como foi mencionado acima, o pior pesadelo de um varejista é ter produtos fora de estoque. Você pode sofrer dois grandes problemas: o primeiro é perder vendas, pois você não tem produtos disponíveis. O segundo problema é queimar a sua marca por conta de clientes insatisfeitos, que não conseguiram comprar os produtos que queriam na sua loja.

A H&M (Hennes Mauritz), empresa sueca de moda, presente em 41 países e com mais de 3000 lojas em todo o mundo, fabrica 80% do seu inventário de varejo com antecedência e introduz os 20% restantes com base nas tendências de mercado mais recentes. Estas estratégias de fabricação ajudam a empresa a reduzir o tempo de entrega, mantendo a empresa no topo das práticas de controle de estoque.

 

Os 4 pilares do Controle de Estoque eficaz

O princípio dos cachinhos dourados

Você já ouviu falar do princípio Goldilocks? Ele tem seus fundamentos na história infantil de “Cachinhos Dourados e os três ursos”. Na história, as preferências dos ursos estavam sempre em um dos extremos: um gostava do mingau quente, outro, do mingau frio; mas para Cachinhos Dourados, o mingau morno “estava na medida certa”. Do mesmo modo, as camas dos ursos eram muito duras ou muito macias; e para Cachinhos Dourados, a cama intermediária, que não era nem muito dura e nem muito macia, “estava na medida certa”. É sempre o caminho do meio ou do equilíbrio que está bom para Cachinhos Dourados.

 

Basicamente, esse princípio dita que o ideal deve sempre situar-se entre os extremos, ou seja, a prioridade é sempre buscar o “na medida certa” e  nunca um dos extremos (muito estoque ou out-of-stock). Fazer um bom controle de estoque é focar em ter a quantidade certa de produto, pelo preço certo, na hora certa e no lugar certo.

Ter o seu estoque “na medida certa” é exatamente o objetivo do seu controle de estoque! Para atingir esse objetivo, você precisa se basear nos 4 pilares da gestão de estoque:

 

1. A quantidade certa

Estocar a quantidade certa de mercadoria é muito importante. Se você fizer um pedido muito baixo para fornecedores, os seus clientes vão começar a comprar de outros lugares quando você estiver “out-of-stock” de itens importantes do seu catálogo. Ao contrário, se você fizer um pedido muito alto, há uma chance de que você fique com um estoque acumulado e precise forçar as vendas a preço de saldo, ou correr o risco desse estoque se tornar obsoleto.

Em uma pesquisa feita pelo GetApp, os entrevistados foram questionados sobre como decidem refazer os pedidos de abastecimento. Um número alarmante de 46% disse que a decisão foi feita com base em informações de meses anteriores! Se você faz parte desses 46%, você iria querer certificar-se de que tem os dados corretos, certo? Isso significa olhar para uma solução que vai monitorar automaticamente os seus movimentos de inventário, tanto quanto possível. Na verdade, mesmo que você escolha usar uma solução de previsão (15%) ou fórmulas (13%), ainda precisará de informações dos meses anteriores.

 

2. O preço certo

Obviamente, você sempre quer comprar mercadorias ao preço mais baixo possível, mas isso nem sempre é o melhor a ser feito para seu controle de estoque. Muitas vezes, fornecedores prometem preços mais baixos se você comprar em grandes quantidades – você só precisa pedir 20% a mais para ter uma economia de 10% no preço de compra – e provavelmente, vai acabar com as suas economias para conseguir fazer essa compra.

Mas essa é mesmo a melhor escolha para o seu negócio? Afinal de contas, a compra de mercadorias é apenas o começo. Há uma série de custos atrelados ao negócio, como custos de transporte, armazenamento e outras despesas. Quanto mais altos esses custos, mais comprometida fica a sua margem e o seu lucro.

Se você está querendo saber como minimizar os custos que são acumulados por seus produtos e também levar em consideração as necessidades dos clientes tanto quanto possível, você pode usar a EOQ (Ordem Econômica de Quantidade) que se baseia na seguinte fórmula:

 

EOQ = Raiz quadrada de (2 x Custo fixo anual x Demanda unitária por ano) / Custo unitário de estocagem

3. No tempo certo

Conhecendo o seu EOQ, você passa a saber qual o nível de inventário que deseja manter. Mas como você decide quando é hora de fazer um novo pedido? Claro que você quer que a nova remessa chegue a tempo… especialmente quando o lote anterior está prestes a ser vendido. Se chegar muito cedo, você estará à procura de espaço para armazenar esses itens. E se chegar tarde demais, bem, você vai ser forçado a anunciar que está fora de estoque. Abrir a opção “avise-me quando chegar” para o cliente é interessante e oferece uma forma de lidar com situações de out-of-stock, mas há uma uma enorme chance de ele simplesmente ir procurar o produto em outro lugar. Assim, você sempre quer ter certeza de que tem o estoque disponível. É aí que o seu ponto de reabastecimento entra em jogo.

Para o controle de estoque, quando se trata de calcular o ponto de pedido, é preciso levar em conta o tempo necessário para obter os itens escolhidos, embalar esses itens e enviá-los (tempo de espera).

 

Logo, Ponto de Pedido = (tempo de entrega x pedidos médios diários) + estoque de segurança

Mas espere! O que é Estoque de Segurança e por que é importante?

É o estoque de emergência necessário para suportar ocorrências inesperadas – como sazonalidades. Se você está curioso sobre como calcular o seu Estoque de Segurança, eis a fórmula:

Estoque de Segurança = (Máximo de pedidos por dia x Máximo de tempo de entrega) – (Pedidos por dia médio x Tempo de entrega médio)

Basicamente, o Estoque de Segurança visa cobrir a diferença entre as situações extremas e situações rotineiras, de todos os dias – o que deve ser suficiente para manter o estoque seguro.

 

4. No lugar certo

Você vende em vários canais? Se sim, o seu controle de estoque é ainda mais complexo. Garantir que tenha a quantidade certa de produtos no lugar certo é provavelmente um desafio que você enfrenta constantemente.

A grande questão sobre vendas é se você está cumprindo todas as ordens do mesmo centro de distribuição ou de centros diferentes. Nesse último caso, você não tem que pensar muito sobre quantos itens pretende atribuir aos canais de vendas individuais, já que eles estão centralizados em um único local.

Mas mesmo assim, tendo um centro de distribuição único, podem ocorrer diversos problemas, como por exemplo: se o seu inventário online mostrar 5 itens disponíveis em seu depósito, você, obviamente, quer que todos os 5 estejam prontos para serem vendidos – e não que constem “produtos fantasmas”, que já tenham sido vendidos, desviados por maus funcionários, ou ainda, os que estão estragados ou obsoletos em seu estoque.

Para evitar que situações como esta ocorram, considere um sistema de controle de estoque que rastreia o movimento de estoque nos canais de todas as suas vendas em tempo real. Se você estiver tentando reduzir o risco de vender demais e acabar não tendo estoque para atender a demanda, a obtenção de um sistema de controle de estoque que atualiza seus movimentos de estoque em todos os canais, fará esses riscos caírem a um número muito próximo de zero.

No início, uma Planilha de Controle de Estoque pode te ajudar muito, mas com o tempo, realizar os controles por ela vai ser muito complicado. Nessa hora, é importante optar por um sistema completo de controle de estoque, pedidos e vendas.

 

Conclusão

Um tema recorrente para o bom controle de estoque que foi destacado acima, é a necessidade de acompanhar o movimento de estoque constantemente, em vez de fazê -lo periodicamente. Automação é uma das maiores vantagensde fazer a mudança para um sistema: você não terá que se preocupar em perder a hora certa de fazer os pedidos ou comprar demais por acidente.

Ao automatizar o máximo possível o processo, você vai ser capaz de reduzir a probabilidade de erro humano. Uma vez adotado o sistema de controle de estoque, você terá mais tempo para se concentrar no que realmente é importante: o crescimento de seu negócio.

 

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Caso queira compartilhar conosco algum conhecimento sobre o Gestão de Estoque, deixe seu comentário!

 

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