Toda empresa que busca a profissionalização de sua gestão, mais cedo ou mais tarde, passa pelo desafio de escolher um sistema de gestão empresarial também conhecido como ERP. Dadas as diversas opções, os empreendedores são obrigados a lidar com diferentes fornecedores, que em seus discursos sempre afirmam ter a melhor solução do mercado. Em meio a todo esse bombardeio de software, a decisão mais importante que um gestor precisa tomar se baseia em escolher se o sistema ERP será na nuvem ou se será instalado localmente (também denominado ERP On-Premise).

Sistemas em nuvem têm ganhado cada vez mais força, devido às inúmeras vantagens apresentadas no modelo. Porém, a tomada de decisão precisa ser baseada em fatos e analisada de maneira criteriosa. Este artigo fornece uma análise das vantagens e desvantagens de cada tipo de sistema ERP, e como você pode determinar o que é melhor para a sua organização.

 

 

Diferenças entre ERP na nuvem e instalado localmente

A diferença básica entre o sistema ERP local e ERP em nuvem é simples: ERP local, ou on-premise, é instalado localmente no hardware e servidores da sua empresa e, em seguida, gerido pela sua própria equipe de TI; enquanto o ERP em nuvem, também chamado SaaS (Software-as-a-Service), é fornecido como um serviço de assinatura.

Em um sistema de gestão ERP em nuvem, os dados da empresa ficam hospedados no servidor do fornecedor, e são acessados via internet – daí vem o termo “em nuvem”. Para utilizar o sistema, a empresa precisa apenas de um navegador e acesso à internet, sendo todo o suporte e gestão oferecidos pelo fornecedor contratado. O software baseado em nuvem está hospedado nos servidores do fornecedor e é acessado através de um navegador da Web. Já o sistema ERP local ou on-premise, é instalado localmente, em computadores e servidores próprios da sua empresa.

 

Preços de sistema ERP na nuvem vs ERP local

Outra diferença fundamental entre a nuvem e a solução local é o valor. Embora haja muitas exceções a esta regra, em geral, o sistema em nuvem possui preço mais acessível, uma vez que seu contrato se baseia em uma assinatura mensal, onde já estão acrescidas todas as despesas periódicas adicionais para suporte, treinamento, atualizações e infraestrutura.

O sistema ERP local implica em maiores investimentos, que vão desde a compra da licença perpétua até todo investimento em infraestrutura com hardware, servidores e contratação de pessoas especializadas. Se sua empresa está analisando ter uma solução ERP instalada localmente, é importante, desde agora, começar a realizar o orçamento de todos os demais pontos que implicam em custos e já pensar também na contratação e treinamento de pessoal capacitado para a operação.

Em função dessa necessidade de investimento, é que os sistemas ERP locais são geralmente considerados como despesa de capital (CAPEX), ou seja, um grande investimento. Sistemas de gestão baseados em nuvem, por outro lado, são normalmente considerados como despesa operacional (OPEX), que significa um custo adicional à organização (por exemplo: custos de manutenção; custo de mão de obra; despesas com as instalações, etc).

No gráfico acima, temos uma comparação de custos entre a assinatura de um ERP em nuvem e compra de licenças de um ERP instalado localmente, somado aos custos de implantação. Estudos afirmam que a compra de licenças em um projeto de aquisição de ERP significa apenas 9% do custo total que a empresa terá com a solução.

 

Vantagens e desvantagens dos sistemas ERP baseados na nuvem

Vantagens

• Custos previsíveis ao longo do tempo;
• Investimento inicial mais barato;
• Não há investimentos adicionais de hardware (por exemplo, infraestrutura de servidor);
• A segurança dos dados está nas mãos do vendedor;
• Oferece maior estabilidade e atualizações contínuas de fornecedor, como resultado de menos customização;
• As organizações podem trabalhar com fornecedores para ver que mudanças podem ser feitas;
• Normalmente, levam menos tempo para implementar;
• Todo suporte e evolução do sistema já está contemplado na mensalidade;
• Atualizações são feitas com maior frequência e não geram nenhum impacto para o cliente;
• Atividades críticas como backup, gestão de disponibilidade e capacidade do servidor, são gerenciados pelo fornecedor;
• O ERP na nuvem é facilmente atualizado para novas versões.

 

Desvantagens

• Pode acabar gastando mais dinheiro ao longo do ciclo de vida do sistema;
• A segurança dos dados está nas mãos do fornecedor: enquanto alguns fornecedores se comprometem com rigorosos padrões de segurança de dados, algumas organizações podem não ter paz de espírito total com este arranjo;
• Menos personalizável em geral;
• Tempos de implementação mais curtos são em grande parte um resultado de menos customização;
• Maior custo com mão de obra especializada;
• Riscos de uma atividade crítica não ser executada corretamente.

 

Vantagens e desvantagens de um sistema ERP local

Vantagens

• A segurança dos dados está nas mãos da organização;
• Maior capacidade de personalizar;
• A organização tem mais controle sobre o processo de implementação;
• Time interno que precisa gerenciar a disponibilidade da aplicação e sua evolução;
• Operações como atualização de versão, backup e gerenciamento de disponibilidade, necessitam ser bem gerenciados.

 

Desvantagens

• Investimento pode ser visto como mais arriscado, pois os custos não são previsíveis ao longo do tempo;
• Existem custos e despesas “escondidos”,  como o do custo de aquisição e manutenção do hardware associado e os custos operacionais de TI;
• A segurança dos dados está nas mãos da organização: algumas organizações podem não ser tão hábeis em praticar protocolos adequados de segurança de dados;
• As personalizações podem atrasar o tempo de implementação;
• As personalizações podem resultar em dores de cabeça quanto ao software de atualizações do fornecedor;
• Processo de implementação pode demorar muito mais;
• Maior custo com mão de obra especializada;
• Riscos de uma atividade crítica não ser executada corretamente;
• Grande dificuldade de atualizar o ERP para novas versões disponibilizadas pelo fornecedor.

 

Custos, controle e personalização: movimentação do debate

A segurança é, muitas vezes, a principal preocupação para os compradores de ERP potenciais. Não é de admirar, considerando quão cruciais são as informações armazenadas em um sistema ERP, incluindo as finanças da empresa, segredos comerciais, informações de funcionários, listas de clientes e muito mais.

Em uma pesquisa do The Global State of Information Security Survey (GSISS), 69% dos empreendedores afirmaram recorrer aos serviços de cibersegurança baseados em nuvem. Embora alguns compradores ainda tenham resistência em relação à segurança do sistema baseado em nuvem, hoje, muitos estão se tornando menos céticos. Fornecedores de nuvem respeitáveis têm normas rigorosas para manter os dados seguros.

Além da segurança, há alguns problemas de funcionalidade a considerar. Em geral, você vai encontrar muitas das mesmas características em ambos os sistemas ERP, em nuvem e local. No entanto, existem algumas diferenças notáveis. A acessibilidade móvel pode representar um problema para implementações no local. Estes, muitas vezes requerem um cliente de terceiros para a comunicação entre um dispositivo móvel e o software local. Definitivamente, não é um problema insuperável, mas pode ser preocupante.

A maioria dos sistemas em nuvem permitem acessibilidade móvel fácil, e muitos ainda oferecem aplicativos móveis nativos. Mas essa facilidade de acesso também vem com maiores considerações de segurança, especialmente se os funcionários estiverem acessando arquivos da empresa em seus dispositivos móveis pessoais.

 

Comparativo dos sistemas ERP na nuvem e ERP local

Segundo um estudo da IDG Enterprise Cloud Computing Study, 69% das empresas possuem aplicações ou infraestrutura na nuvem hoje em dia. Esse estudo também revelou que nos próximos anos, 24% de todo o dinheiro destinado à tecnologia nas empresas, será aplicado em soluções ou sistemas na nuvem.

As duas principais vantagens dos sistemas ERP na nuvem levantadas nesse estudo foram: a habilidade de se conseguir colocar rapidamente o sistema no ar (39%) e um menor custo de aquisição e manutenção (39%) comparado com soluções locais.

Outros pontos-chave encontrados nesse estudo, foram:

• Substituir um sistema ERP local foi a terceira razão mais comum para a opção de um sistema ERP na nuvem. Especialmente as indústrias, onde os sistemas ERP locais não conseguem se adaptar e escalar para os futuros modelos de negócio que se fazem necessários para este setor;
• As principais áreas que as empresas estão buscando melhorar com a adoção de um sistema ERP na nuvem são as análises de dados do negócio em tempo real (19%), armazenamento e gestão dos dados (18%), colaboração e melhorias na gestão da infraestrutura de TI (16%). Essas são as três principais preocupações que fazem as empresas buscarem uma solução ERP na nuvem nos próximos 12 meses;
• As três principais preocupações para a adoção de um sistema ERP na nuvem são preocupações com relação a segurança de dados (52%) dificuldade para medir o ROI – Retorno do Investimento (37%) e a falta de adequação da solução para o padrão que a empresa precisa (32%).

 

O futuro do ERP

Dados recentes revelam uma mudança de comportamento do consumidor: ele já percebeu as vantagens do modelo de sistema em nuvem, fato que impulsiona o processo de migração nas empresas que desenvolvem software local para o software em nuvem. Segundo o relatório da consultoria IDC, atualmente, 80% das organizações adotam recursos em nuvem e apenas 8% não têm interesse no conceito. Isso prova que a nuvem estabeleceu um nível de maturidade no mercado.

Hoje, as ofertas desse modelo representaram 6% do mercado brasileiro de software de gestão. Ainda de acordo com a IDC, mais da metade (54%) das médias e grandes empresas brasileiras embarcarão em projetos de transformação digital ao longo de 2016, o que deve impactar muitos investimentos em contratação de soluções de nuvem.

Entretanto, este processo migratório, que é avaliado por analistas como um caminho sem volta, é mais complicado do que parece. A maioria das soluções locais possuem mais de dez anos de desenvolvimento e milhares e milhares de linhas de código, ou seja, por trás de uma transição há um enorme esforço a ser feito, que inclui desde o aprendizado de novas linguagens (que envolve a paralisação dos setores de desenvolvimento) até uma nova definição da tecnologia.

Além disso, migrar o modelo de negócios, muitas vezes, pode ser muito mais difícil que mudar a tecnologia. Para ilustrar, tomaremos como exemplo o caso da Kodak, que foi um dos maiores símbolos do capitalismo, ligada a praticamente todo tipo de produto e tecnologia relacionados a fotografia. Curiosamente, a Kodak foi a primeira empresa a criar a câmera digital.

Mas, naquela época, a maioria de seus lucros vinha da vendas de produtos químicos utilizados nos filmes, e a empresa tinha receio de investir em algo novo, porque achava que podia prejudicar o seu negócio tradicional. Para preservar seu modelo de negócios, baseado no rolo de filme, seus executivos preferiram manter a coisas como estavam. Quando perceberam, o mercado digital tinha chegado para ficar, e todos os concorrentes da Kodak já fabricavam câmeras digitais muito superiores.

Portanto, o processo de migração, não somente das linguagens usadas no software, mas também da forma como estes softwares foram pré-concebidos, traz mudanças em toda a cadeia do negócio: o fornecedor do sistema é obrigado a repensar novos conceitos que não eram possíveis no passado, e além dos fatores técnicos, também é forçado a reconsiderar todo o seu modelo de negócios. Desta forma, as empresas de software que já surgiram neste novo ambiente, técnico e mercadológico, têm uma grande vantagem em sua performance.

 

Conclusão

Há mais opções do que nunca para empresas de todos os tamanhos quando se trata de escolher um novo sistema de ERP. Felizmente, modelos de implementação baseados em nuvem fizeram este software mais acessível.

Por outro lado, sistemas ERP locais oferecem vantagens na personalização e controle, mas são mais caros comparados à opção na nuvem, e possuem um custo de manutenção que pode ficar salgado, dependendo do porte da empresa.

Vale lembrar que as empresas de ERP local estão em um processo de migração para o sistema em nuvem, e já que você ainda não decidiu qual modelo implantar em sua empresa, talvez este seja um fato importante a considerar.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Caso queira compartilhar conosco algum conhecimento sobre o Gestão de Empresas, deixe seu comentário!

 

Ainda não tem certeza sobre qual modelo de implantação é certo para a sua organização?
Entre em contato conosco e conheça nossas soluções.